Finances et contrôle de gestion

 Les services de la direction des finances et du contrôle de gestion sont chargés de l'élaboration et du suivi budgétaire ainsi que de l’analyse des coûts, de l’activité et du dialogue gestion  de  l’établissement.

Son rôle est d’accompagner la direction générale et la communauté médicale dans le pilotage de l’activité et des ressources et réaliser des prospectives sur le plan pluriannuel d’investissement et ses modalités de financement.

Dans un contexte de montée en charge de la dimension territoriale, Les services de des finances et du contrôle de gestion du CHD Vendée évoluent vers une des missions de consolidation et d’expertise auprès des établissements du Groupement Hospitalier de Territoire.

Les finances

La dimension budgétaire et financière :

 

Le budget du CHD s’élève à 350 M€ auquel s’ajoute un plan d’investissement ambitieux de 23 M€ chaque année. Nos services gèrent ainsi 7 budgets  distincts  liés aux différentes activités de l’établissement : budget principal (Médecine, Chirurgie, Obstétrique), budgets médico-sociaux (EHPAD, USLD, FAH, SSIAD), budget écoles, budget du groupement hospitalier de territoire.

« L’Etat Prévisionnel des Dépenses et des Recettes (EPRD) est le « budget prévisionnel de l’hôpital ». Il est fixé dans un cadre strict, rythmé par un calendrier précis en respectant la dimension de la comptabilité publique. L’exécution budgétaire annuelle est retournée à l’Agence Régionale de Santé (A.R.S) via les rapports infra-annuels 1 et 2 (en novembre et février) et donne lieu à la fin de l’exercice à l’élaboration du Compte financier.

Les principales missions s’articulent autour de :

  • L’élaboration des plans pluriannuels d’investissement et leurs financements.
  • La préparation et le suivi de l’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses et du plan d’investissement annuel. Il s’agit d’un travail réalisé par la cellule budgétaire en lien avec les interlocuteurs internes et externes (financeurs : l’ARS, les collectivités territoriales, les organismes publics, parapublics et privés et les banques notamment).
  • La collecte et l’analyse fine des éléments budgétaires pour le pilotage et la prise de décisions par rapport aux comptes de l’établissement.
  • Du suivi des micro-budgets (budgets concernant des activités particulières internes à l’hôpital : la recherche clinique, le service de vaccinations internationales, la crèche…)..
  • Le pilotage de la trésorerie du CHD Vendée
  • La participation à la réalisation du bilan de fin d’année

 

La dimension comptable :

 

Par ailleurs, les services financiers sont en charge :

  • De l’établissement des factures qui ne sont pas liées aux soins des patients : exemples : les repas, la crèche, l’activité libérale des praticiens, la formation continue….
  • Du paiement des factures (appelé également le mandatement des factures) qui consiste à valider les différentes factures ainsi que de la paie avant un versement règlement par la trésorerie des hôpitaux. Il s’agit de factures de tous ordres : médicaments, dispositifs médicaux, matériels, réparations et maintenances, travaux, assurances …
  • Des déclarations fiscales
  • De la déclaration des sinistres au niveau des assurances, pour des dommages aux biens et aux véhicules de l’établissement notamment.

Le contrôle interne et la certification et fiabilisation des comptes

La certification des comptes

 

La certification des comptes est une obligation pour le CHD Vendée depuis 2015.

Des commissaires aux comptes (prestataires externes à l’établissement) vérifient la régularité et la sincérité des comptes de l’établissement.

Les enjeux :

  • apporter une garantie sur la qualité des comptes financiers (respect du référentiel comptable des établissements de santé publics : instruction M21) ;
  • couvrir les risques comptables et financiers ;
  • cartographier les différents flux ayant un impact financier, identifier les risques et les maitrises ;
  • améliorer les processus qualité de l’établissement ;
  • fédérer tout l’établissement dans ce processus qualité .

 

C’est une démarche qui se réalise également en interne. Au CHD cela consiste à vérifier, chaque année, la régularité des enregistrements comptables et l’amélioration des processus de contrôle interne chaque année. Nous réalisons notamment des cartographies des risques (recensement des risques), des revues de processus (pour assurer la sécurité et l’intégrité de l’information au sein des services) et des plans d’actions.

 

La dimension GHT et la fiabilisation des comptes

 

Les autres établissements ne sont pas encore soumis à l’obligation de certification des comptes. Ils sont engagés dans un processus de fiabilisation des comptes  qui permettra, à terme d’envisager une future certification des comptes.

Cinq établissements du Groupement Hospitalier de Territoire Vendée sont concernés (Centre hospitalier Côtes de Lumière, Centre Hospitalier Loire Vendée Océan, Centre hospitalier Fontenay Le Comte, Centre Hospitalier des Collines Vendéennes et l’Établissement Public de Santé Mentale de Vendée). Trois de ces établissements sont engagés dans le processus de certification des comptes à venir.

Nous accompagnons donc ces établissements dans cette démarche.

 

L’équipe de contrôle interne et ses missions

 

L’équipe est composée de deux contrôleurs internes chargés d’animer, de superviser et d’accompagner les équipes dans la préparation ou le maintien de la certification des comptes. Cette équipe est en relation directe avec les différents services gestionnaires et la trésorerie des hôpitaux ; elle est aussi en lien avec les services financiers des établissements du département et de la région.

L’analyse de gestion

Nos principales missions

 

  • Analyse de l’activité et des coûts mais aussi de la performance et du positionnement de l’établissement soit dans le territoire, soit vis-à-vis d’établissements comparables
  • Contractualisation externe avec l’Agence Régionale de Santé : engagement de l’établissement sur l’amélioration de la performance et de la gestion interne  (Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM)), sur la qualité de prise en charge des patients (Contrat d’Amélioration de la Qualité et de l’Efficience des Soins (CAQES))…
  • Dialogue de gestion avec les services de soins  par la mise à disposition  mensuelle d’informations au travers d’un outil informatique d’aide à la décision : statistiques d’activité (entrées, journées, taux d’occupation, séjours…) / données financières (dépenses, recettes) / données RH (effectifs, absentéisme) / indicateurs de qualité (tenue du dossier patient)

Certaines données d’activité peuvent également concerner le GHT.

  • Appui aux établissements de la direction commune (CH Côte de Lumière, CH de Fontenay-le-Comte, CH des Collines Vendéennes), notamment sur l’harmonisation d’indicateurs et l’analyse de gestion

 

Nos métiers

 

Une statisticienne qui élabore les statistiques administratives d’activité et gère le fichier commun de structure (description du découpage analytique de l’établissement de santé couvrant toutes ses activités : médicales, soignantes, médico-techniques, administratives et logistiques)

Des contrôleurs de gestion chargés de mettre en œuvre la comptabilité analytique hospitalière (dont les objectifs sont de connaître les coûts et les recettes des différentes fonctions de l’hôpital, de fournir des éléments d’information nécessaires à la direction pour éclairer les décisions de gestion et d’organisation, et d’alimenter le dialogue de gestion interne des établissements) et de réaliser des études médico-économiques notamment dans le cadre de création de nouvelles activités.