Ressources matérielles

Nos services des ressources matérielles participent à de nombreux projets et se positionnent comme fonctions d’appui et de support pour la mise en œuvre des projets institutionnels du Centre Hospitalier Départemental Vendée.

Services achats-marchés publics et cellule juridique

Les achats jouent un rôle fondamental dans la dynamique hospitalière par leur dimension transversale. La politique d’achat reflète des choix opérés par l’établissement dans le cadre des projets (médicaux, soignants, ou d’amélioration continue de la qualité). Notre service est en charge des achats généraux médicaux, hôteliers et bureautiques d’exploitation et d’investissement.

Il regroupe des acheteurs et des gestionnaires des achats sur les secteurs suivants :

  • hôtellerie (produits d’entretien et d’hygiène, articles à usage unique…)
  • bureautique (fournitures de bureau, imprimés…)
  • équipements généraux (mobilier, véhicules, équipements des unités de soins…)
  • équipements et petits matériels médicaux non stériles
  • informatique (gestion administrative)
  • certains services et prestations extérieurs (transports, nettoyage, locations…)

Le rôle de chacun est de réaliser un achat performant, c'est à dire qui répond aux objectifs de départ (besoin, prix, réglementation…).

Les missions de l’acheteur consistent à :

  • élaborer les cahiers des charges en lien avec les prescripteurs et fournisseurs pour définir précisément le besoin
  • suivre l’exécution des marchés comprenant le traitement des factures et les relations avec les fournisseurs, notamment dans le cadre de l'approvisionnement des produits en lien avec les gestionnaires achats

Le gestionnaire achat assure la partie administrative du processus achat :

  • passation des commandes
  • liquidation des factures
  • suivi fournisseur
  • traitement des litiges

Avec la mise en place du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT85) en 2017, le CHD Vendée en tant qu’établissement support, doit porter certaines missions transversales à l’ensemble des membres du groupements.

Parmi ces missions, certaines incombent plus particulièrement au service achats généraux :

  • définition et coordination d’un Plan d’Action Achats Territorial (PAAT)
  • coordination du département des prestations générales (en lien avec le CH de Fontenay)
  • participation aux comités d’experts au niveau du GHT

Notre équipe achats généraux des sites de Luçon & Montaigu

 

Notre équipe des sites de Luçon et Montaigu est composée de gestionnaires achats ayant pour missions le traitement des factures, le suivi fournisseurs, le traitement des litiges et le suivi budgétaire des comptes qu’ils gèrent. Nous gérons les domaines des prestations de services, des locations, des transports, des prestations médicales et de l’alimentaire. Cela représente un budget global de plus de 9 millions d’euros.

Nous avons également des missions propres sur les sites :

  • le contrôle des prestations de nettoyage et d’entretien du linge
  • la gestion des achats relatifs aux animations
  • la gestion d’une régie
  • la gestion des réservations de salles et de voitures
  • le pilotage et la coordination des déménagements au sein des sites

Notre cellule juridique des contrats de la commande publique:

 

Notre mission est double :

  • sécuriser les marchés publics
  • apporter un conseil juridique auprès des acteurs de l'achat

Notre équipe est composée de :

  • 2 juristes dont la responsable de la cellule juridique
  • 2 assistantes marchés fournitures et services généraux
  • 2 assistantes marchés travaux et maintenance partagée avec la conduite d'opération

Notre périmètre d'intervention:

  • tous les marchés publics supérieurs à 25 000 euros hors taxes HT
  • tous les domaines d'achat: travaux, biomédical, pharmacie, hôtellerie, restauration, systèmes d'informations, laboratoire, équipements généraux, prestations intellectuelles, transports
  • tout type d'achat : achats en investissement ou en exploitation
     

Services logistiques

Les services logistiques occupent une fonction transversale au sein de l’hôpital. Nous gérons les flux physiques nécessaires aux différents services pour les besoins du patient.

Il s’agit de « flux entrants » comme les produits sanguins, les médicaments, le linge, les dispositifs médicaux, les consommables généraux, colis… et les « flux sortants » comme les prélèvements, les déchets, le linge sale…

Notre objectif est de délivrer le bon produit, au bon moment au bon endroit et au meilleur coût. Au sein de l’hôpital une importance particulière est accordée à la sécurité, à l’hygiène et à la traçabilité.

Près de cinquante personnes travaillent dans notre service qui regroupe 5 activités :

  • Les blanchisseries des sites de Luçon et de Montaigu ainsi que la gestion du linge hôtelier traité par des prestataires extérieurs
  • Le nettoyage des locaux et la gestion des déchets
  • Le magasin général où sont stockés des produits hôteliers, des boissons, du petit matériel médical et le service de transport de biens qui transfère ces marchandises, des médicaments, du linge, des produits stériles
  • Les transports de produits de santé chargés d’acheminer les produits sanguins, de chimiothérapie, les prélèvements biologiques entre différents sites hospitaliers, le laboratoire, l’EFS…
  • La reprographie qui fournit les imprimés.

Magasin Manutention sites de Luçon & Montaigu

 

Notre service composé de 11 agents assure la distribution et la collecte dans les services des articles nécessaires à leurs activités. Cela concerne notamment les médicaments, les prélèvements de laboratoire, les repas, le linge, les déchets, les produits d’entretien, le courrier…

Nous assurons également les opérations de déménagements, la réception des livraisons des nouveaux équipements et le nettoyage des véhicules administratifs.

Le site de Luçon disposant d’un magasin, nos agents y travaillant réalisent la réception physique et informatique des marchandises puis la préparation des commandes à destination des services.

Service biomédical

Notre service un rôle stratégique dans l’établissement, il est un soutien logistique permanent pour les équipes soignantes. Nous veillons à la disponibilité des équipements pour assurer la continuité des soins et l’application des exigences de sécurité et de qualité.

Notre service biomédical a pour missions :

  • La maintenance préventive et curative des dispositifs médicaux non stériles du bloc opératoire, la réanimation, la cardiologie, l’hémodialyse, le laboratoire, l’imagerie médicale, la médecine nucléaire, les explorations fonctionnelles et les systèmes de thérapie. Ces actions de maintenance sont effectuées soit en interne avec ses Techniciens Supérieurs Hospitaliers (TSH)  soit en externe avec les prestataires extérieurs (constructeurs et sous-traitants).
  • Les achats des dispositifs médicaux, la veille technologique & réglementaire, ainsi que l’organisation de la maintenance avec ses Ingénieurs Biomédicaux en Milieu Hospitalier (IBMH).

 

Aujourd’hui, les dispositifs médicaux font appel à des technologies de plus en plus évoluées, ce qui amène donc nos techniciens et nos ingénieurs biomédicaux à se spécialiser dans des domaines de plus en plus « pointus ».

Données clés :

  • 7 techniciens et 3 ingénieurs
  • 8 300 dispositifs médicaux
  • service biomédical certifié ISO 9001 – Version 2015

Service maintenance des équipements (hors DM) et entretiens des bâtiments

Notre service maintenance a pour principales missions :

  • La maintenance curative et préventive de 10000 équipements : Lits patients, équipements des cuisines centrales, systèmes de téléphonie, installations de chauffage, ventilation, climatisation, équipements de stérilisation, équipements sanitaires, équipements hospitaliers, …
  • L’entretien des bâtiments ainsi que les extérieurs
  • La distribution des énergies électriques, la distribution de l’eau sanitaire, la distribution des gaz médicaux
  • La maintenance du parc automobile
  • La réalisation des contrôles techniques réglementaires

Entretien bâtiments

Nous accompagnons la mise en service des nouveaux bâtiments : agencements, signalétiques, améliorations diverses …

Nous assurons aussi la maintenance de renouvellement des installations techniques dont certaines sont confiées à des partenaires extérieurs de l’établissement (Engie-Cofely, Otis, ..)

Nos équipes disposent d’outils techniques et de gestion particuliers :

  • Un système de supervision du fonctionnement des installations
  • Un outil GMAO qui permet de récupérer et de suivre les demandes d’interventions

Données clés :

  • 10 000 équipements
  • 35 professionnels répartis sur les 3 sites
  • 9 000 points de suivi pour les équipements techniques
  • 20 000 demandes annuelles d’intervention des services

Service restauration

Le service restauration est en charge de la fourniture des repas pour les patients, les résidents et le personnel de l’établissement sur les trois sites du CHD Vendée. Notre service assure également (via le GCS Médilog 85) la production des repas pour l’hôpital Côte de Lumière aux Sables d’Olonne.

Données clés:

  • 1 730 000 plateaux repas / an
  • 116 professionnels du service dans les trois cuisines
  • service certifié ISO 22 000 depuis mars 2015

Nous répondons à l’ensemble des besoins du public accueilli (différences de matières, de textures, de régimes spécifiques…) et à des besoins en fonction d’évènements (animations, repas à thèmes à destination des usagers et des professionnels du CHD Vendée).

Le service travaille également en étroite collaboration avec les différents Comités de Liaison Alimentation Nutrition (CLAN) notamment sur le niveau de prise en charge nutritionnelle attendu.

Plusieurs outils et techniques spécifiques permettent au service de restauration de répondre aux besoins dont notamment :

  • Production des plats selon le principe de la liaison froide,
  • Cuisson en basse température et juste température pour certaines viandes et poissons
  • Logiciel de GPAO (gestion de production assisté par ordinateur),
  • Logiciel de prise de commande des repas et de suivi diététique des patients,
  • Logiciel de traçabilité des températures de conservation et de cuisson,
  • Fours multifonctions,
  • Marmites bain marie triple enveloppes à agitateur intégré,
  • Ligne d’operculage avec doseur volumétrique intégré

A titre informatif, notre service a participé à différents projets :

  • Charte nationale « mieux manger moins jeter en EHPAD »
  • Projet de recherche clinique paramédical manger mains (Finger Food),
  • Mutualisation des services restauration de Luçon et des Sables d’Olonnes (GCS Médilog 85)
  • Restructuration des cuisines des sites de Montaigu et la Roche sur Yon
  • Démarche institutionnelle d’achats de certaines matières premières en «circuit court »

Service sécurité-incendie

Notre service de sécurité incendie a pour mission d’assurer la sécurité des personnes et la sécurité incendie des biens. Nous gérons également les accès et les clés et formons le personnel sur l’établissement et l’Institut de formation des professionnels de santé de Vendée. Nous veillons à la vidéo-protection sur le site de La Roche-sur-Yon et intervenons en protection incendie sur toutes les rotations d’hélicoptères.

Les professionnels de notre service ont différentes missions en fonction de leurs responsabilités.

1. Les agents des services de sécurité incendie ont pour missions :

  • la prévention des incendies
  • la sensibilisation des employés en matière de sécurité contre l'incendie et d'assistance à personnes
  • l'entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie
  • l'alerte et l'accueil des secours
  • l'évacuation du public
  • l'intervention précoce face aux incendies
  • l'assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent
  • l'exploitation du PC de sécurité incendie

2. Les chefs d'équipe des services de sécurité incendie ont pour missions:

  • le respect de l'hygiène et de la sécurité du travail dans ses aspects de sécurité incendie ;
  • le management de l'équipe de sécurité ;
  • la formation du personnel en matière de sécurité contre l'incendie ;
  • la prévision technique encadrée par les règlements de sécurité (lecture et manipulation des tableaux de signalisation, délivrance des permis feux...) ;
  • l'entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ;
  • l'assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;
  • la direction du poste de sécurité lors des sinistres.

 

3. Le chef de service de sécurité incendie a pour missions:

  • le management du service de sécurité ;
  • le conseil du chef d'établissement en matière de sécurité incendie ;
  • l'assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;
  • le suivi des obligations de contrôle et d'entretien (tenue des registres et de divers documents administratifs concourant à ce service).

Le chef de service assure également des missions de sureté ; il doit garantir l’intégrité des biens et des personnes contre les intrusions et les actes malveillants.

Le service est renforcé par des SSIAP 1 distraits en cas d’incendie ; sur le site de La Roche, électriciens, cadre de santé et standardistes et sur les sites de Luçon et Montaigu, d’électriciens.

Données clés :

  • 19 agents Service Sécurité Incendie et Assistance à Personne (S.S.I.A.P.) (dont 9 chefs d’équipe, et une chef de service)
  • 5 600 interventions
    • dont 1 300 sur des causes liées à l’incendie (départ de feu, déclenchement alarme…
    • dont 70 interventions d’assistance à personne
    • dont 650 interventions de sureté malveillance
  • 710 rotations d’hélicoptère

Service transports patients

Notre équipe de 6 ambulanciers sur le site de La Roche-sur-Yon assure les transports en véhicule lorsque le patient nécessite un transfert ou doit se rendre à une consultation ou un examen sur un autre bâtiment du site ou sur un autre établissement (un agent sur le site de Luçon réalise cette activité uniquement transports assis). Nous gérons l’ensemble des transports à travers une plateforme de régulation informatisée.

.