Direction services numériques - CHD Vendée
Direction des services numériques
La Direction des Services Numériques regroupe tous les services liés à l'organisation et gestion des outils informatiques et numériques de l'établissement.
Sécuriser, assister, maintenir, anticiper, moderniser converger sont les missions principales.
Plusieurs départements assurent le suivi auprès des utilisateurs et visent à maintenir un niveau de service élevé pour l'ensemble des acteurs, des établissements, et un fonctionnement optimal quotidien.
Avec pour ambition de proposer de nouveaux services numériques aux acteurs de la prise en charge et aux patients.
- Dossier patient informatisé
- Projets et Applications
- Interopérabilité
- Suivi budgétaire
- Systèmes et Réseaux
- Support et services
Le département Dossier Patient Informatisé (DPI), créé au sein de la Direction du Système d’Information a pour rôle de répondre aux objectifs fixés par le CHD Vendée de moderniser son système d’informations de santé.
Plusieurs axes :
- Améliorer la qualité et la sécurité de la prise en charge du patient
- Contribuer et faciliter l’homogénéisation, l’optimisation et l’amélioration des processus de prise en charge du patient et des pratiques quotidiennes
- Partager plus largement l’information en interne mais aussi avec des acteurs extérieurs Face à ce chantier conséquent, la mise en place du DPI se fait par phases, l’équipe dédiée au département DPI prenant en charge l’ensemble de ces chantiers.
Afin de mettre en œuvre le Dossier Patient Informatisé dans les services, de remplacer les applicatifs actuellement utilisés, par un dossier complet, l’équipe a comme missions :
- Analyser les pratiques de chaque service
- Paramétrer les applications afin de répondre aux différents besoins des services
- Accompagner les professionnels de santé lors des formations
- Développer des outils de e-learning
- Rédiger, diffuser des procédures et des documents d’aide à l’utilisation du DPI (cf « Tout savoir sur le DPI » sous Ennov)
- Organiser les différentes étapes du déploiement et accompagner les professionnels de santé lors des démarrages
- Gérer la communication nécessaire au projet
- Valider les nouvelles versions logicielles
- Transmettre aux éditeurs les demandes d’évolution applicatives et les incidents
- Participer au support Hotline auprès des utilisateurs en journée mais également le soir et le WE
L’équipe fonctionnelle du Dossier Patient Informatisé est composée de :
- 1 Responsable de département 1 Cadre de santé référent DPI
- 2 Chefs de projets
- 1 Responsable d’application
- 8 Infirmières référents DPI
- 4 Assistantes médico-administratives référents DPI
Le Département Projets et Applications est en charge de la mise en œuvre et du pilotage opérationnel de l’ensemble des applications informatiques utilisées au CHD Vendée, hors Dossier Patient Informatisé.
Le rôle principal du Département Projets et Applications est d’assurer un fonctionnement optimal des applications dont il a la charge en garantissant l’intégrité des données et la sécurisation des accès applicatifs. Le périmètre fonctionnel des applications couvre l’ensemble des métiers de l’Hôpital et nécessite à la fois une bonne connaissance des activités et process de l’ensemble des Services, ainsi qu’une parfaite maîtrise des technologies utilisées.
Le Département Projets et Applications est également en charge de l’ensemble des projets informatiques ayant pour objectif la mise en œuvre d’une nouvelle application ou la mise à jour d’un logiciel déjà utilisé, que ce soit au CHD ou pour le compte d’autres établissement de la Direction Commune et du GHT.
Le Département Projets et Applications de compose de deux équipes distinctes. Les Responsables d’applications en charge du maintien en condition opérationnelle de l’ensemble des applications :
- Pilotage des actions de maintenance correctrice, évolutive et/ou préventive du SI
- Mise en œuvre des évolutions réglementaires ou éditeurs (priorisation, planification…)
- Gestion des droits sur les applications et revues périodiques des comptes
- Réalisation de la recette fonctionnelle et traitement des anomalies
- Recueil et qualification des demandes et besoins métiers
- Rédaction et mise à jour de la documentation utilisateur
- Suivi des évolutions réglementaires et technologiques du SI
- Mise en œuvre d’indicateurs qualitatif et quantitatif sur l’activité et les applications
- Gestion de la relation avec les métiers et définition de contrat de service
- Accompagnement des projets : expertise de l’existant et préconisation d’évolution
Les Chefs de Projets, responsables du bon déroulement des projets dont ils ont la charge :
- Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques contribuant au cahier des charges et/ou à l'élaboration du CCTP en lien avec le besoin métier
- Coordination des acteurs du projet avec les différentes parties prenantes
- Pilotage et suivi du projet (gestion des risques, des budgets, des plannings)
- Gestion de la communication sur le projet en cohérence avec le plan de conduite du changement (y compris le plan de communication et de formation)
- Élaboration, gestion et suivi des plans de tests fonctionnels et techniques avec d’éventuels scénarios de reprise de données
- Identification, étude et validation des impacts (technologiques, organisationnels, fonctionnels et financiers) liés au projet
- Mise en exploitation de l'application avec livraison de la documentation requise
- Accompagnement à la mise en production de l’application et sa reprise par les Responsables d’Applications (transfert de connaissances/compétences)
- Assure un support niveau 3 sur sollicitation des Responsables d’Applications
L’équipe se compose actuellement de :
- 1 Responsable du Département Projets et Applications
- 4 Responsables d’Applications
- 3 Chefs de Projets
Quelques chiffres...
- 130 applications gérées quotidiennement
- 40 projets menés en moyenne chaque année
- Plus de 2 000 demandes traitées par an par le Département
Le département interopérabilité gère tous les échanges de données entre les différentes applications métiers du CHD.
Les données échangées couvrent un large panel de services présents au sein de l’hôpital, que ce soit des services médicaux ou non médicaux.
Les échanges s’articulent principalement autour des grands domaines suivants
- Gestion administrative du patient
- Gestion des données médicales avec le dossier patient informatisé
- Gestion du PMSI
- Gestion économique et financière
- Gestion des ressources humaines
Quelques exemples d’interfaces :
- Échange des identités et des mouvements des patients entre le système administratif et les applications de gestion des soins.
- Transmission des comptes-rendus d’intervention médicale vers le dossier patient informatisé.
- Transmission des éléments de facturation vers le dossier administratif.
- Transmission des prescriptions médicamenteuses vers le dossier patient informatisé.
- Transmission des résultats d’analyses du laboratoire vers le dossier patient informatisé.
- Gestion des affectations des agents.
- Gestion des commandes, réceptions, mouvements de stocks pour la pharmacie et le laboratoire.
- Diffusion automatique de la structure de l’établissement
Les différents systèmes d’informations spécialisés qui sont utilisés au sein du CHD Vendée communiquent entre eux via des interfaces. Ces interfaces utilisent des formats de fichiers standards, regroupés sous des normes d’interopérabilité.
Le département interopérabilité a pour charge de maintenir ces interfaces, les faire évoluer, développer et en mettre de nouvelles en œuvre.
Nous avons actuellement plus de 250 interfaces en production qui concernent plus de 70 applications différentes.
Dans le cadre du GHT, ainsi que des GCS, nous mettons en œuvre des interfaces inter-établissement, et permettons ainsi aux usagers du GHT de mutualiser leurs pratiques en utilisant une application commune.
Notre équipe est composée de :
- 1 Responsable de département
- 2 Ingénieurs informatiques.
Le département gère le suivi budgétaire de la Direction des Services Numériques du CHD Vendée.
Il intervient en appui aux autres départements sur les aspects contractuels de la commande publique.
Il assure les missions suivantes :
- Traiter les engagements de dépenses de la Direction des Systèmes d’Information du CHD Vendée
- Participer à la préparation budgétaire en investissement et en exploitation
- Réaliser le suivi budgétaire
- Assister les départements de la DSN sur les marchés et les contrats
Ce service collabore avec deux gestionnaires de la Direction des Ressources Matérielles, en charge du traitement des commandes et des factures de la Direction des Systèmes d’Information.
Le département Système et Réseau est en charge de l’exploitation et du Maintien en Condition Opérationnelle (MCO) de toute l’infrastructure informatique du Chdv (La Roche sur Yon, Luçon et Montaigu) et du réseau.
Cela englobe toute la partie matérielle (Hardware) installée dans les salles informatiques (serveurs, baies de stockage, sauvegarde), la partie system (système d’exploitation de tous les éléments hardware) ainsi que toute l’infrastructure réseau.
Les missions du département système et réseau sont multiples.
Il s’occupe du déploiement, de l’exploitation, de l’administration et du Maintien en Condition Opérationnelle (MCO) de tous les éléments de l’infrastructure informatique, socle du Système d’Information (SI)du CHDV.
Il est également en charge de la protection et de la sauvegarde des données, ainsi que de toute la sécurité du Systeme d'Information (Firewall, Antivirus, Portail d’accès externe).
Le département système et réseau est constitué de dix personnes :
- 2 Ingénieurs réseaux
- 5 Administrateurs systèmes
- 2 Ressources techniques pour le dossier patient informatisé Crossway.
- 1 Responsable de département.
L’infrastructure système c'est...
- 3 sites gérés : La Roche sur Yon, Montaigu, Luçon
- 450 serveurs physiques et virtuels
- Environ 240 To de données
- 250 Switchs réseau et 80 locaux techniques identifiés.
Les différentes missions
- Assurer la prise en compte, le suivi et la résolution d'incidents techniques pour les utilisateurs du système d'information du centre hospitalier. La permanence informatique est joignable de 8h à 18h les jours ouvrés.
- Configurer et installer les postes de travail du CHD
- Dépanner les postes et imprimantes du CHD
- Déménager du matériel informatique suite à la mise en service des nouveaux bâtiments
Le département est composé de 7 personnes.
Données clés
- 2980 postes informatiques
- 800 imprimantes
- 16 000 demandes annuelles via le support informatique à voir si on intègre cette donnée, (extraction GLPI effectuée du 01/07/17 au 01/07/18)