Finances et contrôle de gestion

Les services de la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion sont chargés de l'élaboration et du suivi budgétaire ainsi que de l’analyse des coûts, de l’activité et du dialogue gestion de l’établissement.

Leur rôle est d’accompagner la Direction Générale et la Communauté Médicale dans le pilotage de l’activité et des ressources et réaliser des prospectives sur le plan pluriannuel d’investissement et ses modalités de financement.

Dans un contexte de montée en charge de la dimension territoriale, les services des finances et du contrôle de gestion du CHD Vendée évoluent vers des missions de consolidation et d’expertise auprès des établissements du Groupement Hospitalier de Territoire.

La dimension budgétaire et financière :

Le budget du CHD s’élève à 365 M€ auquel s’ajoute un plan d’investissement ambitieux de 23 M€ chaque année. Nos services gèrent ainsi 7 budgets distincts liés aux différentes activités de l’établissement : budget principal (Médecine, Chirurgie, Obstétrique), budgets médico-sociaux (EHPAD, USLD, FAH, SSIAD), budget écoles, budget du groupement hospitalier de territoire.

« L’Etat Prévisionnel des Dépenses et des Recettes (EPRD) est le « budget prévisionnel de l’hôpital ». Il est fixé dans un cadre strict, rythmé par un calendrier précis en respectant la dimension de la comptabilité publique. L’exécution budgétaire annuelle est retournée à l’Agence Régionale de Santé (A.R.S.) via les rapports infra-annuels en novembre et février et donne lieu à la fin de l’exercice à l’élaboration du Compte financier.

Les principales missions s’articulent autour de :

  • l’élaboration des plans pluriannuels d’investissement et leurs financements.

  • la préparation et le suivi de l’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses et du plan d’investissement annuel. Il s’agit d’un travail réalisé par la cellule budgétaire en lien avec les interlocuteurs internes et externes (financeurs : l’ARS, les collectivités territoriales, les organismes publics, parapublics et privés et les banques notamment).

  • la collecte et l’analyse fine des éléments budgétaires pour le pilotage et la prise de décisions par rapport aux comptes de l’établissement.

  • du suivi des micro-budgets (budgets concernant des activités particulières internes à l’hôpital : la recherche clinique, le service de vaccinations internationales, la crèche…).

  • le pilotage de la trésorerie du CHD Vendée

  • la participation à la réalisation du bilan de fin d’année (rédaction du rapport financier présenté aux instances)

La dimension comptable :

Par ailleurs, les services financiers sont en charge :

  • de l’établissement des factures qui ne sont pas liées aux soins des patients : exemples : les repas, la crèche, l’activité libérale des praticiens, la formation continue, les mises à disposition de personnel…

  • du paiement des factures (appelé également le mandatement des factures) qui consiste à valider les différentes factures ainsi que de la paie avant un règlement par la trésorerie des hôpitaux. Il s’agit de factures de tous ordres : médicaments, dispositifs médicaux, matériels, réparations et maintenances, travaux, assurances …

  • des déclarations fiscales

  • du suivi budgétaire et comptable des structures de coopération (Groupement de Coopération Sanitaire…)

La certification des comptes

La certification des comptes est une obligation pour le CHD Vendée depuis 2015.

Des commissaires aux comptes (prestataires externes à l’établissement) vérifient la régularité et la sincérité des comptes de l’établissement.

Les enjeux :

  • apporter une garantie sur la qualité des comptes financiers (respect du référentiel comptable des établissements de santé publics : instruction M21) ;
  • couvrir les risques comptables et financiers ;
  • cartographier les différents flux ayant un impact financier, identifier les risques et les maitrises ;
  • améliorer les processus qualité de l’établissement ;
  • fédérer tout l’établissement dans ce processus qualité .

C’est une démarche qui se réalise également en interne. Au CHD cela consiste à vérifier, chaque année, la régularité des enregistrements comptables et l’amélioration des processus de contrôle interne chaque année. Nous réalisons notamment des cartographies des risques (recensement des risques), des revues de processus (pour assurer la sécurité et l’intégrité de l’information au sein des services) et des plans d’actions.

 

La dimension GHT et la fiabilisation des comptes

Les autres établissements ne sont pas encore soumis à l’obligation de certification des comptes. Ils sont engagés dans un processus de fiabilisation des comptes  qui permettra, à terme d’envisager une future certification des comptes.

Cinq établissements du Groupement Hospitalier de Territoire Vendée sont concernés (Centre hospitalier Côtes de Lumière, Centre Hospitalier Loire Vendée Océan, Centre hospitalier Fontenay Le Comte, Centre Hospitalier des Collines Vendéennes et l’Établissement Public de Santé Mentale de Vendée). Trois de ces établissements sont engagés dans un processus d’audit contractuel avec un cabinet de commissaire aux comptes.

Les principales missions

  • Garantir la qualité et la fiabilité des données de la comptabilité analytique : modification cohérente des structures, fiabilisation des affectations, uniformisation des méthodes de production de la comptabilité analytique, harmonisation progressive des structures pour l’agrégation et comparaison des données au niveau territorial

  • Diffuser les outils de pilotage avec le logiciel Magellan

  • Animer les dialogues de gestion avec les pôles (3 rencontres par an) ou services en analysant l’activité, les ressources, les projets de développement.

  • Assurer la production des outils de gestion externes et internes

    • Externes : Retraitement Comptable, Statistique Annuelle des Etablissements, Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens, Contrat d’Amélioration de la Qualité et de l’Efficience des Soins

    • Internes : Compte de Résultat Analytiques, Base d’Angers

  • Apporter son expertise dans les analyses économiques et médico-économiques : chiffrage de développements d’activité, analyses économiques, élaborations des actions des contrats de retour à l’équilibre, études ciblées.